Automatická odpoveď v neprítomnosti predstavuje jednoduchý spôsob, ako môžete dať svojim kolegom, obchodným partnerom alebo priateľom vedieť, že nebudete dočasne zastihnuteľní prostredníctvom elektronickej pošty.

Predtým, než začnete

Uistite sa, že máte pripravené nasledujúce údaje:

• názov účtu elektronickej pošty, pre ktorý si automatickú odpoveď v neprítomnosti želáte nastaviť,
• prístupové heslo k účtu elektronickej pošty.

Nastavenie automatickej odpovede

Pri nastavení automatickej odpovede v neprítomnosti postupujte nasledovne:

1. Prostredníctvom vášho obľúbeného webového prehliadača otvorte aplikáciu Webmail:anywhere Roundcube Edition ^[1] na adrese https://roundcube.crooce.com.

2. Zadajte názov vášho účtu elektronickej pošty a heslo. Kliknite na tlačidlo Login (Prihlásiť).

   

3. V menu horného panela kliknite na položku Settings (Nastavenie).

4. V menu ľavého panela kliknite na položku Autoreply (Odpoveď v neprítomnosti).

5. Nastavte voľbu State (Stav) na hodnotu Active (Aktívny) a zadajte text automatickej odpovede. Text automatickej odpovede odporúčame zadať bez diakritiky.

   Kliknite na tlačidlo „Save” (Uložiť).

   

6. Gratulujeme, automatická odpoveď pre váš účet elektronickej pošty je nastavená.

Automatická odpoveď bude aktívna v priebehu niekoľkých minút od okamihu jej nastavenia. Správnosť nastavenia môžete otestovať odoslaním skúšobnej správy na vašu emailovú adresu. Skúšobnú správu odošlite z iného než vášho účtu elektronickej pošty.

Ako napísať text automatickej odpovede

Obsah i forma textu automatickej odpovede závisí od spôsobu použitia vášho účtu elektronickej pošty. V obchodnom styku bude jazyk automatickej odpovede spravidla formálnejší, ako v prípade automatickej odpovede účtu používaného na súkromné účely.

Vo všeobecnosti odporúčame:

• uviesť predpokladanú dĺžku vašej neprítomnosti a/alebo predpokladaný dátum vášho návratu,
• uviesť alternatívny spôsob ako vás môže odosielateľ počas Vašej neprítomnosti kontaktovať, prípadne meno a priezvisko kolegu, na ktorého sa môže odosielateľ počas vašej neprítomnosti obrátiť,
• zvážiť použitie textu aj v inom než slovenskom jazyku.

Vzorový text automatickej odpovede

Pripravili sme pre vás vzorový text automatickej odpovede v neprítomnosti v slovenskom a anglickom jazyku:

Dobry den,

dakujem za Vas email. Do 15. 7. 2018 nebudem v kancelarii a budem mať obmedzeny pristup k internetu. Pocas mojej nepritomnosti, prosim, kontaktujte kolegu Jozefa Hraska na jozef.hrasko@modrakrabica.sk. Na Vas email odpoviem hned po navrate.

S uctou

Janko Mrkvicka

---

Hello,

Thank you for your email. I’m out of the office and will be back at 15. 7. 2018. During this period I will have limited access to my email. If you need immediate assistance, contact Mr. Jozef Hrasko at jozef.hrasko@modrakrabica.sk. Otherwise I will respond to your email as soon as possible upon my return.

Kind Regards,

Janko Mrkvicka

Pravidlá odosielania automatickej odpovede

Implementácia automatickej odpovede v neprítomnosti je realizovaná prostredníctvom dynamicky generovaných pravidiel Sieve (RFC 5230 ^[2] a RFC 6131 ^[3]).

V závislosti od nastavenia je automatická odpoveď odosielaná na každú prijatú správu (voľba „Vždy“) alebo s definovanou periodicitou (voľba „Raz za hodinu“, „Raz za 12 hodín“ a „Raz za 24 hodín“). V takomto prípade bude automatická odpoveď odoslaná jednotlivým odosielateľom iba raz za určené časové obdobie bez ohľadu na to, koľko správ za predmetné časové obdobie odoslali.

Automatická odpoveď nie je odosielaná na správy, ktoré boli klasifikované ako nevyžiadané správy (Spam). Rovnako, v súlade s odporučeniami podľa RFC 5230 ^[2], nie je automatická odpoveď odosielaná na prijaté správy v prípade splnenia niektorej z nasledujúcich podmienok:

• obálková adresa odosielateľa je <>,
• obálková adresa odosielateľa a adresáta je rovnaká,
• správa obsahuje niektorú z hlavičiek „List-Id“, „List-Owner“, „List-Subscribe“, „List-Post“, „List-Unsubscribe“, „List-Help“ alebo „List-Archive“,
• správa obsahuje hlavičku „Auto-Submitted” s hodnotou inou ako „No”,
• správa obsahuje hlavičku „Precedence” s hodnotou „Junk”, „Bulk” alebo „List”,
• obálková adresa odosielateľa začína reťazcom znakov „MAILER-DAEMON”, „LISTSERV“, „majordomo“ (bez ohľadu na veľkosť písmen),
• obálková adresa odosielateľa začína reťazcom znakov „owner-“,
• obálková adresa odosielateľa obsahuje reťazec znakov „-request“,
• adresa Vášho účtu elektronickej pošty nie je uvedená v ani jednej z hlavičiek „To“, „Cc“, „Bcc“, „Resent-To“, „Resent-Cc“ alebo „Resent-Bcc“.